[Excel] 公式來自動追蹤工作流程

摘要

這個公式主要用來判斷指定欄位是否有填寫資料，接著在一組狀態欄位中尋找最後一個非空且非零的值，並回傳對應的欄位標題名稱。透過結合IF、COUNTA、INDEX、MAX與COLUMN等函數，公式能動態辨識最新的進度狀態，方便追蹤流程階段。此設計適合管理多階段工作或任務狀態，提升資料準確性與工作效率。對剛入門的Excel使用者來說，理解每個函數的功能與組合方式，有助於靈活應用於不同場景。

關鍵字：

• IF函數, COUNTA, INDEX, MAX, COLUMN, 動態狀態追蹤

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✅ Excel 表格範例結構：

A欄	B欄	C欄	D欄	E欄	F欄	G欄
項次	名稱	處理狀態	收件	處理	擱置	完成
1	文件A		2024/5/1
2	文件B		2024/5/1	2024/5/3
3	文件C		2024/5/1		2024/5/4
4	文件D		2024/5/1	2024/5/2		2024/5/5

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🎯 目標：

在 C欄 [處理狀態] 自動顯示目前的狀態，根據 D~G欄 最後一個有資料的欄位，顯示對應欄位標題（例如「處理」、「擱置」等）

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🧮 套用的 Excel 公式（適用於 Office 2016）：

=IF(B2<>"",
    IF(COUNTA(D2:G2)>0,
        INDEX(D$1:G$1, MAX(IF((D2:G2<>"")*(D2:G2<>0), COLUMN(D2:G2)-COLUMN(D2)+1))),
    ""),
"")

⚠️ 輸入方式：

• 這是 陣列公式，請在輸入後按 Ctrl + Shift + Enter

• 完成後複製公式往下貼即可（Excel 會自動調整列）

   

🧪 結果預覽：

A欄	B欄	C欄	D欄	E欄	F欄	G欄
項次	名稱	處理狀態	收件	處理	擱置	完成
1	文件A	收件	2024/5/1
2	文件B	處理	2024/5/1	2024/5/3
3	文件C	擱置	2024/5/1		2024/5/4
4	文件D	完成	2024/5/1	2024/5/2		2024/5/5

 

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✅ 套用的 Excel 公式（適用於 Office 2021 或 Office 365，需測試)

=IF(B2<>"",
    LET(
        rng, D2:G2,
        pos, MAX(FILTER(COLUMN(rng)-COLUMN(D2)+1, (rng<>0)*(rng<>""))),
        INDEX(D$1:G$1, pos)
    ),
"")

📌 說明：

• LET()：讓你命名變數，公式更整潔
• rng：代表你要檢查的儲存格範圍（D2:G2）
• FILTER(...)：篩選出所有非空且非 0 的欄位位置（像是 [1,2,4]）
• MAX(...)：取得最後一個有值的位置（例如 4）
• INDEX(...)：回傳對應的欄位標題（從 D1:G1）

🥳 優點：

• 不用 Ctrl+Shift+Enter，直接 Enter
• 可讀性強，未來容易維護
• 不需要每一欄都硬寫 IF() 判斷
• 可以拖拉填入多列，馬上就好

🔧 使用條件：

這種寫法只支援 Office 365 與 Office 2021（含 Excel Web版），Excel 2016 會出現 #NAME? 錯誤，因為不認識 LET() 和 FILTER()。