2009年8月14日

用iPod Touch隨手記帳

在拿到iPod Touch之後我試著將一些用筆記本記事的部份扔給iPod做,但有些事情似乎就是不太順手,而記帳就是一個很好的例子。在apps軟體當中不乏許多記帳軟體,介面也非常漂亮討喜,但是對於記帳的邏輯卻讓我有些意見,總覺得當中可以再更加改善一些。

一套好的軟體該具備的特色應該有:
  1. 「收入支出的分類」:這一點相當基本,記帳時切莫用總金額來紀錄。如果去了一趟便利商店買了一杯咖啡加上一份報紙,到了櫃台順便把停車規費繳一繳,這當中就牽扯到三個科目,飲食、書報、規費這三個科目,而且這類型幾乎都會每個月的花費就是圍著習慣消費的項目在跑。

  2. 「各類資產」:因為我們的消費工具不一定是現金,有時也會與現金相同流動性的工具,像是儲值卡、信用卡、VISA金融卡等消費項目,消費時資產也需伴隨變動。這個概念對於有學過會計的人應該不陌生,反正就是借貸兩平衡的概念。

  3. 「帳戶移轉」:假設今天你打算從A銀行提領一萬元到B銀行去,可能因為聽到銀行快倒的風聲或其他李由的,這時的帳面狀況你應該要如何記呢?如果依據現金帳的作法,你的現金上頭會多出一筆一萬元的收入,然後轉存到B銀行時又會增加一筆一萬元的支出。好了,到了最後的確將A銀行的錢轉到B銀行,而手頭上面的現金也沒有變動。但如果你仔細想想,這時你的現金帳是否平白無故多出了兩筆紀錄,平白無故總收入多出一萬元,總支出也多出一萬元。這就是沒有帳戶轉移的功能造成的問題,所以我通常會偏好有個與收入支出同等地位的「帳戶移轉」項目來記帳。

  4. 「餘額調整」:其實這點說起來不應該有,但有時候就這麼需要到這個功能。有時懶得去記帳去核對現金是否有相同數目時,很容易就會發生帳不平的狀況。通常會發生的狀況時都是現金短少的狀況,因為帳記上頭是你確定有發生的事情,但未必該記的都記進去了,所以會出現帳面比現金還要多的狀況。這時候就需要有個餘額調整的科目,通常這個科目與收入支出平行,可以調整兩個科目的超短狀況。但這個並不是很正確的方式,但當你已經自暴自棄認為記帳不完美時,我想上帝也會同意你原諒自己的。




但對於已經有記帳習慣的人來說,利用iPod Touch記帳雖然方便,但是會產生了雙重記帳的問題。今天隨手記下一筆收支,回去到了帳簿或是記帳軟體時又需要重複登打;如果我今天在桌面端增添了幾筆資料,同樣地我也需要在iPod Touch上更改,這樣兩邊的資產總額才會一致。

當兵時面對記帳的問題時,其實就已經發現這個問題,因為沒辦法當天立即記帳知道資產總額,所以只要單純在筆記本上記下消費物品跟金額,用最簡單的方式記下來就好。等到回到家的時候,再用記帳軟體來增添資料。這時候看出來了嗎?如果固定端跟移動端同時要掌管到資產總額,就會造成同步性不同就會出亂子的問題,但要是單純讓移動端以日記帳的方式記帳,這樣問題就迎刃而解。




TapExpense

如果考慮到上面四點特性來挑選記帳軟體,我想應該會遇到一些困難,每套軟體都各有特色卻也同時具備部份的缺陷。到目前我觀察到最好的記帳軟體應該屬於 TapExpense,這套軟體讓人輕鬆上手記帳的方式,上頭所說的重點項目大概也只少了「餘額調整」科目,不過這個可以用「調整支出」與「調整輸入」來 達到相同效果。


TapExpense
這款要價$4.99元的軟體,對於下定決心要記帳的人來說相當方便。當中還添加了多國貨幣設定,如果你是個東跑西跑的國際旅人,那麼想必有不少收入、支出是需要以各國貨幣計算,相信這套軟體可以對開始記帳的人有很大的幫助。




Cash Flow就是一套現金流的管理,同時可以讓你設定資產項目與初始金額,利用這套軟體在沒有設定初始金額的狀態下,這就只是單純一套紀錄消費與收入的軟體。如果考慮到初始金額,這也可以當作是帳籍管理軟體,唯獨缺乏「帳戶移轉」這個功能,讓這套軟體略輸TapExpense。


Cash Flow
這套Cash Flow有提供免費版本,與正式版的差別僅差在是否能夠將帳目匯出成CSV檔案,不過對於回家就拿著iPod Touch與電腦更新的我來說,用免費版也沒什麼差別的。順帶一提,這款的付費版本為$1.99元,如果覺得划算想要有擁有個正式版,就去購買吧!

不過評斷了多款的軟體,我發現記帳軟體設計一直有個問題,那就是靈活性。當你設計的功能越詳盡,相對的你就很難自訂化個人想要的功能,造成記帳時會感覺不順手。所以整體說來,懂得適當保留空間供使用者設定,就會是記帳軟體成功的秘訣。我想舉凡Mac Moeny、TapExpense與Cash Flow都有掌握到這個要點,所以才會討人喜歡吧!

沒有留言: