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TODO待辦事項的管理

TODO應用

最近好像都在談論iPhone程式的組合應用,我想原因就在於首次接觸到移動式的資訊平台,所以要思考如何讓資料在各個工作地點都能夠發揮效果,而這當就不乏是程式與程式或程式與線上服務的結合,讓你走在任何地方都可以同步自己喜歡的資料,像是約會與工作行程都能夠巧妙安排。

我喜歡Mac的原因就在於它能夠輕鬆管理生活中的大小事,像是朋友的聯絡資料、想要看的電影、何時該去圖書館還書之類的,只要能夠妥當應用一款程式就能管理大小事。這探討Mac的可能性當中我學習到一個新的詞彙叫做TO DO,從字面上頭解釋就是要去做什麼,也稱為待辦事項。哪裡可以看到TO DO呢?抬頭看看桌面上亂七八糟的便利貼、電話旁邊的待回電記錄,甚至你在筆記本上頭隨手畫出未來夢想都是。TO DO的功用就是,讓我們知道有哪些事情該做,何時需要完成,哪些已經迫在眉睫要分清先後順序完成,以便讓我們在時限之內順利搞定每項工作,這就是TO DO的用意也是GTD的工具之一。


TODO 清單類型
在iPhone上嘗試了一些TO DO工具,最後我決定還是應該掏錢買一款好用的iApp,也就是Appigo推出的TODO($9.99)。這款iApp除了一般待辦事項軟體的概念,可以設定完成的時間日期、優先順序、標籤等。它還有貼心設計檢查清單功能的TODO,我之前用在check同學會當天參加的人員名單,當然你也可以用在當做購物清單使用也很合適。除此之外還有該造訪何地、聯絡某人都在它的應用範圍內。

其實仔細想一想,做(Do)這個字就可以代表所有動詞,從生活中實際的購物(Go Shopping)到抽象的許願(Make a Wish),這些在腦袋裡面想要做到的每一件事情,其實都可以利用TODO列成一張清單。也因此TODO List的功用開始擴張,甚至把Wish List的功能都給包了進來,當你的願望列出來並且一一勾選完成時,你才會意識到自己原來很幸福,而非一再地覺得自己一事無成。


TODO 同步對象
現在可以談點更重要的事情,在這一款TODO當中可以設定同步的對象,除了官方提供的程式Appigo Sync外,你還可以跟線上TODO網站做同步,將你的待辦事項張貼到網路上。張貼到網路上有什麼好處呢?如果你忘記線上網站扮演的角色的話,我可以再提一次。線上網站通常扮演的就是在電腦與電腦之間的溝通管道,特別是你經常要在多台電腦同時作業時,就需要有個中間的媒介來當做各台電腦的連節點,當你要什麼資料時直接到那個媒介去索取就好。而TODO的媒介網站包含知名的RTM(Remember the Milk)還有今天要介紹的Toodledo;RTM需要付費才能與TODO同步資料,而Toodledo則可以免費做到我們想要的服務,這點就簡單多了!


TODO同步概念
這次的組合方式就是利用iPhone上的TODO、Toodledo線上網站與iCal的搭配,今天你只要在TODO上面新增一筆資料,在另外兩個介面上頭都可以同步更新。這中間的竅門就在於互相連動,首先申請Toodledo的帳號,設定TODO的同步對象為Toodledo,這就能夠讓你所新增的資料出現在線上網站中。而Toodledo也提供了一個方便的服務,就是將你的待辦事項利用訂閱的方式加入iCal當中,因此就可以將待辦事項加入行事曆中。剩下的就不用說了,iCal與iPhone進行同步時,便可以將這些訂閱的待辦事項加入到iPhone當中,意味你無論是透過TODO程式(開端)或者iCal on iPhone(終端)都能讀取到。


TODOTODO iCal
Toodledo還提供一系列的工具,除了我們提過的iCal行事曆訂閱外,還有專用的Widget、Firefox用的附加元件等,就是要讓你在各個平台都能夠互相串連起來。當我購買這套軟體後,我發現很多事情都可以用TODO來管理,因為我們的腦袋裡總會惦記哪些事情還沒做,做完了又要開始重新回憶哪些事情還沒做,與其在腦袋裡反覆思考讓自己頭痛,不如就用個TO DO的軟體來管理,讓自己一步一步完成目標。

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