2010年7月30日

實現EXCEL複數儲存格分行

EXCEL分行

前幾天被問到一個有點關於EXCEL,又有點不關於EXCEL的問題。同事遇到分成多個欄位的資料,想將前面幾欄儲存格的資料利用分行功能,通通集中在一個儲存格當中。正巧在幾個月前我也遇過同樣類型的問題,不過目的卻剛好相反,是想要將分行功能取消。


坐這山,望那山:Word段落功能用在EXCEL

將EXCEL的分行功能用到淋漓盡致的非亞洲人莫屬,因為喜愛使用表格來表達數據的亞洲人與試算表出身的EXCEL在見面時就擦出可怕的火花。「太棒了,我再也不用在Word當中慢吞吞畫表格,只需要在EXCEL稍稍拉個欄位就可以完成精美的圖表,還有計算功能耶!」原本是主要功能的「計算」被人們當做次要輔助功能,多半的人做出的EXCEL不為計算,而是用來當做登記表來用,感覺還挺荒謬的。

因為這個美麗的錯誤,才會讓分行的問題出現在EXCEL上,而這個分行觀念其實源自於同門產品Word當中。我們按下「ENTER」鍵時,利用的是分段paragraph break)功能將文章分成上下兩段;然而如果你不想分段,只需同時按下Shift + ENTER就能將文字換到下一行,這種我們稱之為分行line break

EXCEL雖然沒有文章段落排版的需求,但仍然保留分行的功能在其中。當你準備在同一儲存格輸入第二行資料時,按下Alt+ENTER,這就是大家所熟悉的EXCEL手動換行。如果你的資料並不多的時候,可以考慮用手動逐一複製、貼上、換行來達到這個目標。



「如果我有一百筆資料呢,貼到死嗎?」

我佛慈悲,當你有上百筆的資料需要合併時,要求你逐一把資料手動換行等於是要折磨人(或者老闆就是要整你)。這時你就要了解換行符號的存在,這樣才有可能讓你大量處理這些麻煩。

在Word東中有些符號的組合是具有意義,例如說「^p」代表的是分段符號,而「^l」代表的則是分行符號。當你今天想要大量修改先前的手動排版,例如將所有的分行通通改成分段的模樣,就可以用取代功能搭配符號來實現。

當你興高采烈想要把這個方式如法炮製地用在EXCEL上時,那可會讓你受到挫折,因為EXCEL可沒有用「^p」或「^l」這樣的符號,對它來說這些只是一串文字罷了。這時你就要重新思考,究竟EXCEL是怎樣子分行的,難道會無緣無故就讓文字換了一行嗎?當然不,EXCEL也有自己專屬的分行符號,只是要透過小方法才看得到。


記事本是關鍵

請你將EXCEL上任一已經分行的儲存格貼到記事本中,對,就是附屬應用程式中的記事本程式。


EXCEL轉貼到記事本

注意到了嗎?已經分行過的儲存格貼上記事本後,是以雙引號將資料夾住,中間以一個記事本無法顯示的符號加以區隔。貼到記事本的目的就是為了讓我們看到EXCEL隱藏的換行符號,你只需要將資料按照同樣的模式排列,重新貼回EXCEL就能成為已經完成分行的資料。

"資料一▋資料二▋資料三▋......"

順帶提到首段提到的問題;「我該如何取消EXCEL分行呢?」例如你今天想將多行的資料變回一行,中間只用逗號加以區隔的話,那就只需要利用同樣的模式,「複製分行符號→取代成逗點」即可。

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