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2010年7月30日

實現EXCEL複數儲存格分行

EXCEL分行

前幾天被問到一個有點關於EXCEL,又有點不關於EXCEL的問題。同事遇到分成多個欄位的資料,想將前面幾欄儲存格的資料利用分行功能,通通集中在一個儲存格當中。正巧在幾個月前我也遇過同樣類型的問題,不過目的卻剛好相反,是想要將分行功能取消。


坐這山,望那山:Word段落功能用在EXCEL

將EXCEL的分行功能用到淋漓盡致的非亞洲人莫屬,因為喜愛使用表格來表達數據的亞洲人與試算表出身的EXCEL在見面時就擦出可怕的火花。「太棒了,我再也不用在Word當中慢吞吞畫表格,只需要在EXCEL稍稍拉個欄位就可以完成精美的圖表,還有計算功能耶!」原本是主要功能的「計算」被人們當做次要輔助功能,多半的人做出的EXCEL不為計算,而是用來當做登記表來用,感覺還挺荒謬的。

因為這個美麗的錯誤,才會讓分行的問題出現在EXCEL上,而這個分行觀念其實源自於同門產品Word當中。我們按下「ENTER」鍵時,利用的是分段paragraph break)功能將文章分成上下兩段;然而如果你不想分段,只需同時按下Shift + ENTER就能將文字換到下一行,這種我們稱之為分行line break

EXCEL雖然沒有文章段落排版的需求,但仍然保留分行的功能在其中。當你準備在同一儲存格輸入第二行資料時,按下Alt+ENTER,這就是大家所熟悉的EXCEL手動換行。如果你的資料並不多的時候,可以考慮用手動逐一複製、貼上、換行來達到這個目標。



「如果我有一百筆資料呢,貼到死嗎?」

我佛慈悲,當你有上百筆的資料需要合併時,要求你逐一把資料手動換行等於是要折磨人(或者老闆就是要整你)。這時你就要了解換行符號的存在,這樣才有可能讓你大量處理這些麻煩。

在Word東中有些符號的組合是具有意義,例如說「^p」代表的是分段符號,而「^l」代表的則是分行符號。當你今天想要大量修改先前的手動排版,例如將所有的分行通通改成分段的模樣,就可以用取代功能搭配符號來實現。

當你興高采烈想要把這個方式如法炮製地用在EXCEL上時,那可會讓你受到挫折,因為EXCEL可沒有用「^p」或「^l」這樣的符號,對它來說這些只是一串文字罷了。這時你就要重新思考,究竟EXCEL是怎樣子分行的,難道會無緣無故就讓文字換了一行嗎?當然不,EXCEL也有自己專屬的分行符號,只是要透過小方法才看得到。


記事本是關鍵

請你將EXCEL上任一已經分行的儲存格貼到記事本中,對,就是附屬應用程式中的記事本程式。


EXCEL轉貼到記事本

注意到了嗎?已經分行過的儲存格貼上記事本後,是以雙引號將資料夾住,中間以一個記事本無法顯示的符號加以區隔。貼到記事本的目的就是為了讓我們看到EXCEL隱藏的換行符號,你只需要將資料按照同樣的模式排列,重新貼回EXCEL就能成為已經完成分行的資料。

"資料一▋資料二▋資料三▋......"

順帶提到首段提到的問題;「我該如何取消EXCEL分行呢?」例如你今天想將多行的資料變回一行,中間只用逗號加以區隔的話,那就只需要利用同樣的模式,「複製分行符號→取代成逗點」即可。

2010年7月14日

普考第一天 - 陽春計算機事件

普考進入第一天的行程,拜好友紹儒之賜特來體驗一下什麼叫做國考。第一天上場的幾乎就是在學期間最討厭的主修科目,包括了經濟學概論與統計學另外加上科國文與公文測驗;雖然隔日的貨幣銀行學與國際經濟學也非好惹的科目,但總比最前頭的兩科要來得親切多,我比較不討厭些。

國文出的作文以「自律」當做主軸要求寫篇作文,無奈我對於作文向來沒有辦法。雖然我可以寫部落格文章,但是當我提筆爬格子時就會被幾個事情礙著。像是寫錯或離題時該怎麼辦,又沒辦法delete按到底刪除一整段,非得用立可白重新塗塗抹抹,整篇作文寫下來等於替稿紙重新粉刷一遍。再來就得怪自己長期依賴電腦選字,就好處來說可以想到什麼就打出什麼,但缺點就是自己不需要記住字詞該怎麼寫,等到要自己刻畫出來時就會卡住,比電腦當機的狀況還要淒慘。最後整篇文章寫下來,只能說是通俗明白,永遠跟詞藻華美扯不上邊。

另外在公文部分雖然好寫,但是在試卷紙已經幫忙逐行分格的狀況下,我還真搞不懂那些小字體的發文字號、正本副本的部分該怎麼填進去,一格可以寫多少字,遇到阿拉伯數字又該怎麼辦?雖然公文在軍中常寫,但多半都是利用程式套套格式加上前輩們所寫的用詞問句來寫,真的輪到自己來空手寫公文時,還真是被打倒在地。整篇公文寫下來,我只能說是四不像。

老實說挺想跳過經濟學,因為經濟學是我的本科,但是總歸要做個心得。經濟學多半考的是GNP、凱因斯模型、曲線移動等,出題為單選題50題目且少有需要計算。畢竟是經濟學概論,作答的六十分鐘雖然覺得花不了那麼多時間,但觀念不清楚這點讓我陷入泥沼當中,無法提早從考場脫身。

對於統計學真不是我在說,我可以說是「左手寫統計,右手寫國文」之輩。不同於各位所熟悉的解釋方式,我是寫出的統計學答案看起來就跟用左手亂寫一般,絲毫沒有統整的概念。面對統計學爆炸的威脅,我決定以兩種方式補救:一是趁休息時間趕緊到附近的墊腳石書店隨便拿起幾本考試用書來翻翻,看看在最後衝刺的瞬間能不能有所幫助;二是跟錚哥約時間,看來我在考試限定出場時間過後,會第一個離開考場。


計算機何者OK

國家考試有個有趣的地方一定要提,那就是對於計算機的審核。之前參加沒有考上的華南銀行考試(對,沒上,順便跟大家說一下),當時對於計算機的要求就是禁止有「TAX」和些特殊函式的計算機,所以工程計算機幾乎就是淘汰光,只能使用簡易版本的計算機。

為了因應這個場合,我決定攜帶自大學時期就挺愛用的計算機,卡西歐AX-12上場。這款白色的計算機最大的特色就是:按鍵大,先前算會計的時候相當喜歡用這種計算機,一邊看數字一邊輸入挺少發生錯誤。到了軍中為了配合上頭突檢庫存的需要,我又購買了另外一台計算機SX-320P,這台計算機擁有髮絲紋的金屬外殼,屬於口袋型容易攜帶的機種,拿出來使用時會感覺挺有質感的。

但國家考試要求更加嚴格,他們對於在2008年的一份公告當中張貼了對於計算機的型號要求。為了避免審查人員要逐一檢查每一台計算機,他們很天真爛漫地弄了一張「陽春計算機」的規格要求,計算機的廠商可以按照這個製作出標準的計算機並且提交給考選會來核可。這代表什麼意思呢?假設你今天拿了世界知名品牌的計算機,其功能按鍵樣式與考選會允許的計算機相同,卻發現你的計算機還是不能用,那就是因為他們沒有出現在監考人員的計算機樣式清單上面。

當我的計算機被監考人員以規格不合要求收起時,我稍微瞥了旁邊女考生使用的計算機。那是一款設計成像是化妝鏡掀蓋式的計算機,品牌為這輩子我都沒有聽過的「paddy」牌,這種計算機是她在中午用餐時跟外頭賣文具的阿婆購買。當場我腦中飆起一堆髒話:「天殺的,這是跟路邊攤串通嗎!」

從進場就在嚼著口香糖的小姐用著安慰卻挺諷刺的語氣問我,「你就只帶這台計算機嗎?」如果計算機是經濟人吃飯的傢伙,我八成是吃相最糟糕的一個,因為我都是直接用手扒飯。就我的印象當中,可能對統計學陷入自暴自棄的狀態,我在統計考試時經常在潛意識下就把計算機給忘了,考試時多半都是用手寫來計算。或許有些麻煩,不過普通的基本運算和開根號我都有能夠不用計算機,只是小數點通常到達第四位時就陷入困局。面對監考人員這麼說的同時,我也只能帶著憂鬱的眼神說:「不用計算機也沒關係。」心想,待會兒一定要查查什麼叫做考試用計算機。


包中

四點鐘,我準時從椅子上爬起交卷,因為時間未到的關係必須連同題目卷一起交回。走出校門口時發現跟我一樣提早離場的人真多,我看過考試題目的難度,正常來說如果會解題的人應該還要再多花個十五分鐘的時間才會離開,那這群人應該都是主動放棄這個科目。「人不會是座孤島」,這句話用在這裡還挺諷刺的。

吾友錚哥在士林閒晃一圈之後神奇地跑進士林國中的活動中心吹冷氣休息,見面時還送給我一顆粽子形狀的「包中」糖果盒。大學有了第一個直屬學弟妹時,我們一夥男生常會繞去自認為的可愛糖果店購買各式造型糖果。這類產品通常都具有華麗的外表以及虛偽的內在,但他們的包裝手法真是太高超,要不然就是名稱標語取得恰到好處,因此總能讓我們掏錢購買。不過說真的,買禮物送人通常都很大方,但似乎對自己就是有些摳門,我還是第一次吃到裡面的糖果是什麼滋味。「嗯.....甜甜的。」味道一如預期是廉價糖果的味道,但收到禮物的心還是覺得挺驚奇有趣,心中可是五味雜陳。

被壓在粽子下方的兩本書是提早出校門時補習班發送的,每本都是要價四百多元的考試用書。考試前我應景地買了幾本來看,沒翻個幾頁就對於荒廢多年的學業深深鞠躬,小碎步慢慢後退恭敬地離它而去。話說填寫問卷資料時,我竟然沒有像往常一樣隨便填個空頭資料,挺老實地把真實資訊寫給補習班業者好換取課本。可能是因為統計學的事件迫使我的腦袋呈現坦然面對的誠實狀態,連該說謊的時候都沒辦法假裝了。


PS後記

關於計算機的適用規則,我回到家之後在電腦上面重新仔細看了一下說明書,用「計算機」當做關鍵字時是搜尋不到相關內容,頂多找到關於「計算機概論」的考試科目。如果你改用「計算器」的話,你就能在普考說明書當中找到對於「計算器」的規格說明。


普考參考手冊 - 關於計算器

這還挺夭壽的,因為採用電子說明書的關係,我每次都直接跳到「經建行政」的考試須知,完全沒有注意到計算器實施規範這頁。結果當我定眼仔細一看卡西歐有什麼型號是可以攜帶的時候,意外見到了我那台具有髮絲紋頗有質感卻不實用的計算機。沒錯,那就是CASIO SX-320P,可惡,失算。


Ref.
  1. “國家考試電子計算器措施正式實施注意事項,” 六月 1, 2008, [Evernote].

2010年7月6日

英文字庫ProVoc與iVocabulary

iVocabulary 測試中

在Mac上我利用免費的ProVoc製作字彙卡,傳到iPhone上的iVocabulary來進行測驗。這用來幫自己增加字彙量是挺不錯的方法,不過台灣有多少蘋果人在使用這些軟體呢?

如果同學之間可以互相建立詞庫的話應該對學習會挺迅速,只可惜我只有一個人,怎樣快速還都只有一個人,只能祈求自行輸入詞庫時不要發生太多錯誤,到時候背到錯誤的單字就糟糕了。

答應小布在上週檢查完單字後會傳一份給她,不過看來我已經delay許久,希望兩三天內可以完成一校。